POLICY FÖR PERSONUPPGIFTSHANTERING OCH GDPR PÅ SPROF

 

POLICY FÖR PERSONUPPGIFTSHANTERING OCH GDPR PÅ SPROF

Inledning och syfte

Syftet med denna policy är att säkerställa att Serendipity Professionals hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR).  Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.

Denna policy är förankrad hos alla våra medarbetare.

Tillämpning och revidering

Ledningsgruppen ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy.

Policyn ska fastställas av Ledningsgruppen minst en gång per år och uppdateras vid behov.

Head of People Operations är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk.

Denna policy är tillämplig för företagets VD, medarbetare samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.

Vad olika typer av personuppgifter används till

Vi använder följande personuppgifter för att matcha jobbprofiler och skickar detta till Arbetsgivaren vid kandidatens ansökan/deltagande i rekryteringsprocess:

  • Namn
  • E-postadress
  • Adress
  • Telefonnummer
  • Ålder
  • Bilder
  • CV
  • Vid referensgivande av trejdepart från Användaren hämtar vi telefonnummer, e-postadress och namn. Detta skickas bara till arbetsgivaren och raderas i samband med att ansökan tas bort.

Vi upprättar profiler baserat på de uppgifter du som Användare har lämnat in, detta är för att kunna erbjuda Användaren relevanta jobb och ge en god kundservice. Profilerna baseras på den information som du frivilligt ger oss. Vi inhämtar ingen information från tredje part.

Vem som tar del av personuppgifterna

Personuppgifter som samlas in hanteras av Serendipity Professionals och kan vid behov läsas av Serendipity Professionals anställda. Serendipity Professionals underleverantörer för datalagring kommer också kunna läsa datan.

Hur informationen lagras

Information lagras i våra rekryteringssystem Ponty och Teamtailor. All transport av data är krypterad. Informationen om personuppgifter lagras så länge samtycke finns.

Hur informationen tas bort

Information tas bort på användaren begäran via mail.

Utlämning av information till tredje part

Personuppgifter delas inte ut till tredje part, men personuppgifter kan ges till Arbetsgivare på användarens begäran. Till exempel när Användaren söker ett jobb hos en Arbetsgivare.

Organisation och ansvar

VD har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. VD får delegera ansvaret och implementationen till lämplig person på företaget. VD har delegerat implementering av denna policy till Head of People Operations.

Alla medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.

Begrepp och förkortningar

BEGREPP BETYDELSE
Personuppgift En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.
Registrerad Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.
Personuppgiftsbehandling En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.


Personuppgiftsbehandling

  1. Våra uppgiftsbehandlingar dokumenteras löpande i våra rekryteringssystem.
  2. Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter ska ske minst årligen
  3. Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till Head of People Operations. Head of People Operations ska utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar anmäla incidenten till Datainspektionen samt i övrigt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av incidenten.
  4. Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.
  5. Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande:
  • Laglighet
  • Ändamålsbegränsning
  • Uppgiftsminimering
  • Korrekthet
  • Lagringsminimering
  • Integritet och konfidentialitet